Polityka prywatności

Ta informacja opisuje dane i przepływy obsługiwane przez Yuteki. W prywatnym okresie przygotowań publiczna samodzielna rejestracja może być zamknięta. Istniejące konta i kontrolowane zaproszenia działają zgodnie z uprawnieniami. Zakres przetwarzania zależy od faktycznie używanych funkcji, ustawień i aktywowanych integracji. Dokument jest wersją przygotowaną przed publicznym uruchomieniem i może zostać zaktualizowany przed startem; każda wersja ma oznaczenie i datę.

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest Michał Piłat, przedsiębiorca wpisany do CEIDG, NIP 9222839601, REGON 542359454. Miejsce wykonywania działalności: Jatutów 90, 22-400 Jatutów, Polska. Adres do doręczeń: Rabindranatha Tagore 5A/54, 93-503 Łódź, Polska. W tym dokumencie nazywamy go operatorem.

Kontakt w sprawach usługi, prywatności i bezpieczeństwa: biuro@yuteki.eu. Nie przesyłaj w zgłoszeniu hasła ani tokenów dostępu.

Operator jest administratorem danych, które przetwarza we własnych celach: konta, kontaktu, rozliczeń z użytkownikami, listy oczekujących oraz bezpieczeństwa usługi. Dane wprowadzone do obszaru roboczego mogą pochodzić od jego właściciela, pracowników, klienta albo innych uprawnionych osób. Osoba będąca kontaktem CRM nie musi mieć konta.

Gdy organizacja, na przykład agencja, prowadzi w Yuteki obszar roboczy i zaprasza do niego pracowników lub użytkowników swoich klientów, administratorem treści tego obszaru (zadań, wiadomości, plików, kontaktów CRM, czasu pracy i rozliczeń) jest ta organizacja. Operator przetwarza te treści w jej imieniu jako podmiot przetwarzający, w zakresie potrzebnym do świadczenia usługi. W sprawach takich danych właściwa jest przede wszystkim organizacja, która je wprowadziła; operator przekaże jej zgłoszenie lub pomoże je obsłużyć. Zasady tego powierzenia określa Umowa powierzenia przetwarzania danych.

2. Kategorie danych i cele funkcji

• Konto: nazwa, e-mail, skrót hasła, stan weryfikacji, deklaracja pełnoletności przy tworzeniu nowego konta przez samodzielną rejestrację lub zaproszenie, ustawienia 2FA i odzyskiwania, sesje oraz tokeny dostępu. Służą logowaniu, ochronie konta i zarządzaniu dostępem.
• Obszary i CRM: członkostwa, role, uprawnienia, powiązania agencja-klient, nazwy firm, dane kontaktowe, adresy, identyfikatory firmowe i notatki. Służą organizowaniu współpracy i kontaktów.
• Praca: projekty, zadania, opisy, checklisty, komentarze, wykonawcy, terminy, harmonogramy, absencje, czas pracy i przypomnienia. Dane umożliwiają planowanie, realizację i raportowanie pracy.
• Komunikacja: rozmowy, wiadomości, reakcje, załączniki i stan obecności. Treść może pochodzić od użytkowników agencji lub klienta.
• Pliki: przesłane dokumenty, nazwy, metadane, zdjęcia profilu, logotypy i linki udostępniania. Służą przechowywaniu i udostępnianiu w wybranym zakresie.
• Finanse: stawki, koszty, rozliczenia, raty, oferty i ich decyzje, zamówienia modułów, statusy subskrypcji, kwoty, waluty, identyfikatory transakcji i profili płatniczych. Integracja imoje obsługuje płatności; model danych aplikacji nie przechowuje pełnego numeru karty ani kodu CVV.
• Dane techniczne: IP, user-agent, kontekst żądania, zdarzenia bezpieczeństwa, historia zmian i diagnostyka. Służą działaniu, wyjaśnianiu problemów i ochronie usługi. Subskrypcja push zawiera endpoint i klucze potrzebne do dostarczenia powiadomienia.
• Wybory i kontakt: ustawienia powiadomień, preferencja marketingowa, akceptacja AI, zapis na listę oczekujących oraz treść korespondencji z operatorem.

Nie wpisuj zbędnych informacji o zdrowiu ani innych szczególnie wrażliwych danych w swobodne pola. Aplikacja nie potrzebuje diagnozy medycznej do opisania zwykłej nieobecności. Dane podawane przy konkretnych formularzach są potrzebne do realizacji danej funkcji; bez danych logowania nie da się korzystać z konta. Pola dodatkowe należy ograniczać do celu pracy.

3. Podstawy prawne przetwarzania

• Prowadzenie konta i świadczenie usługi, w tym logowanie, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, funkcje aplikacji, płatne moduły oraz obsługa zgłoszeń i reklamacji: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną.
• Konto osoby zaproszonej do obszaru organizacji: art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie umowy zawieranej przy tworzeniu konta, a w zakresie dostępu udzielanego w imieniu organizacji także art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes polegający na umożliwieniu organizacji pracy z jej zespołem i klientami. Treści obszaru operator przetwarza na polecenie organizacji, która jest ich administratorem i odpowiada za wybór podstawy prawnej.
• Lista oczekujących: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli zgoda na jednorazową wiadomość o uruchomieniu usługi. Zgodę można wycofać w każdej chwili, pisząc na adres kontaktowy.
• Bezpieczeństwo usługi, w tym logi bezpieczeństwa, ochrona formularzy przez Cloudflare Turnstile, ograniczanie liczby żądań, blokowanie nadużyć i diagnostyka: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie usługi i jej użytkowników.
• Wystawianie i przechowywanie faktur oraz prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami podatkowymi i o rachunkowości.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Opcjonalna analityka i marketing w przeglądarce, uruchamiane przez Google Tag Manager, oraz opcjonalne wiadomości marketingowe: zgoda, czyli art. 6 ust. 1 lit. a RODO, wyrażona w ustawieniach cookies albo w preferencjach konta. Zgodę można wycofać w każdej chwili.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem. Wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie możesz wnieść sprzeciw.

4. Dostęp i odbiorcy

Dane mogą być widoczne dla uprawnionych członków obszaru, osób klienta lub agencji zgodnie z powiązaniem i uprawnieniami oraz dla odbiorców świadomie udostępnionych linków i eksportów. Publiczny link jest dostępem w zakresie linku, a nie potwierdzeniem tożsamości odbiorcy.

Odbiorcami danych mogą być, w zakresie potrzebnym do danej funkcji:

• OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, Francja, dostawca hostingu, na którym działa aplikacja: serwerów, baz danych, przechowywania plików i kopii zapasowych;
• OVH SAS, dostawca usługi poczty elektronicznej, przez którą aplikacja wysyła wiadomości o koncie, zaproszenia, powiadomienia i raporty;
• operator płatności imoje, przy zamówieniu i opłacaniu płatnych modułów;
• Cloudflare, Inc. (USA), dostawca ochrony formularza Cloudflare Turnstile, który otrzymuje token weryfikacji oraz metadane połączenia przeglądarki;
• Google, dostawca Google Tag Manager i uruchamianych przez niego tagów, na przykład analityki; skrypt jest ładowany dopiero po wyrażeniu zgody na co najmniej jedną opcjonalną kategorię cookies;
• Bunny Fonts, dostawca fontów z siedzibą w Unii Europejskiej, z którym łączy się przeglądarka przy wyświetlaniu strony;
• operatorzy usług push właściwi dla przeglądarki, jeśli włączysz powiadomienia push;
• Anthropic, dostawca Claude API, wyłącznie po aktywacji wbudowanego AI, zgodnie z punktem 5.

Konkretny zakres odbiorców zależy od wdrożenia i aktywowanych usług. Szczegóły mechanizmów przeglądarki opisuje Polityka cookies.

OVH świadczy usługi hostingu i poczty w Europejskim Obszarze Gospodarczym; w tym zakresie dane nie są przekazywane poza EOG. Część odbiorców ma siedzibę poza EOG lub może przetwarzać dane poza nim, w szczególności Cloudflare, Google i Anthropic. Cloudflare i Google uczestniczą w programie EU-US Data Privacy Framework, dlatego przekazanie im danych opiera się na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO), a pomocniczo na standardowych klauzulach umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, zawartych w warunkach przetwarzania danych tych dostawców (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Mechanizm transferu do Anthropic opisuje punkt 5. Informację o zastosowanym mechanizmie można uzyskać pod adresem kontaktowym.

Powiadomienia mogą tworzyć kopie treści w aplikacji, poczcie lub infrastrukturze push przeglądarki. Kolejki, nieudane zadania, logi oraz eksporty mają cykl życia odrębny od głównego rekordu. Osoby upoważnione do utrzymania, wsparcia i bezpieczeństwa mogą potrzebować dostępu w zakresie swojej pracy; nie składamy zapewnienia, że personel nigdy nie może zobaczyć żadnych danych.

5. AI i transfer danych

Po świadomej aktywacji wbudowanego AI wybrane treści są przekazywane do Anthropic Claude API: tytuły i opisy zadań, kryteria/checklisty, typ i status, terminy i etykiety osób oraz fragmenty dozwolonych kanałów. W głównym kanale agencji z klientem mogą to być wiadomości użytkowników klienta. Nie oznacza to analizy wszystkich rozmów.

Filtrowanie wybranych danych jest częściowe. Niektóre pola, w tym checklisty, nazwy typów i statusów, mogą być przekazywane bez takiego filtrowania. Nie gwarantujemy anonimizacji. Wyniki, komentarze, propozycje oraz metadane użycia i kosztu są przechowywane przez Yuteki. Szczegółowy zakres i kwalifikowane zasady dostawcy opisuje Informacja o AI.

Dane przekazane do zewnętrznej usługi mogą być przetwarzane poza EOG. Publiczny DPA Anthropic przewiduje mechanizmy transferowe, w tym właściwe klauzule umowne; nie jest to deklaracja, że Yuteki ma aktywny region wyłącznie w UE albo Zero Data Retention. Faktyczne warunki konta są sprawdzane przed aktywacją. Zewnętrzne narzędzie podłączone przez token MCP jest odrębną integracją wybraną przez posiadacza tokenu.

6. Okresy przechowywania danych

Utrata dostępu nie jest równoznaczna z fizycznym usunięciem danych. Usunięcie konta osoby, członkostwa lub wygaśnięcie modułu nie usuwa automatycznie wspólnych treści, danych finansowych ani całej historii obszaru. Poszczególne kategorie danych przechowujemy następująco:

• Konto: przez czas jego posiadania. Konto można usunąć w ustawieniach profilu po podaniu hasła; nie jest to możliwe, dopóki osoba jest właścicielem obszaru albo ma wystawione rozliczenia pracownicze. Usunięcie konta usuwa jego rekord, ale treści dodane do wspólnych obszarów pozostają w nich.
• Treści obszaru roboczego: przez czas działania obszaru. Standardowe zakończenie obszaru uruchamia 90-dniowy dostęp właściciela w trybie odzyskiwania, z ograniczonymi istniejącymi eksportami i możliwością wznowienia przed terminem. Po tym terminie obszar oczekuje na dalszą obsługę; w obecnej wersji nie następuje automatyczne fizyczne usunięcie wszystkich danych.
• Testowa procedura trwałego usunięcia obszaru, jeśli udostępniona w trybie prywatnym, przewiduje 7 dni na anulowanie. Następnie obszar zostaje zablokowany do czasu ustalenia zasad retencji; procedura nie wykonuje jeszcze fizycznego usunięcia danych.
• Logi aplikacji: 7 dni, w domyślnej konfiguracji usługi.
• Logi bezpieczeństwa: 90 dni, w domyślnej konfiguracji usługi; blokady nałożone po nadużyciach mogą obowiązywać dłużej.
• Historia zmian w obszarach: 365 dni, w domyślnej konfiguracji usługi.
• Faktury i dokumentacja księgowa: przez okres wymagany przepisami podatkowymi i o rachunkowości, co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Zamówienia, transakcje i statusy subskrypcji: przez czas korzystania z usługi, a następnie przez okres potrzebny do wykonania obowiązków podatkowych i ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Obecnie nie są usuwane automatycznie.
• Lista oczekujących: do wysłania wiadomości o uruchomieniu usługi albo do wycofania zgody, zależnie od tego, co nastąpi wcześniej. Usunięcie adresu odbywa się obecnie ręcznie.
• Korespondencja z operatorem: przez czas potrzebny do załatwienia sprawy i wykazania sposobu jej obsługi.

Żądania usunięcia wymagają oceny zakresu, ról i ewentualnych obowiązków dalszego zachowania. Dotyczy to szczególnie danych finansowych, rozliczeń, dowodów bezpieczeństwa i historii zmian oraz danych potrzebnych do ustalenia lub ochrony roszczeń. Terminy 90 i 7 dni dotyczą funkcji produktu, a nie okresów ustawowych ani retencji dostawcy AI.

Retencja kopii zapasowych, poczty, pobranych eksportów i danych u dostawców jest odrębna. Usunięcie rekordu nie oznacza natychmiastowego usunięcia każdej kopii. Wyłączenie AI nie cofa wcześniejszych transferów ani nie kasuje zapisanych wyników. Widoczność propozycji może wygasnąć wcześniej niż ich fizyczne przechowywanie.

7. Wybory i prawa osób

Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu. W tych sprawach skontaktuj się z operatorem. Zastosowanie i zakres danego prawa zależą od okoliczności przetwarzania. Możemy potrzebować odpowiedniej weryfikacji tożsamości i ustalenia, czy sprawę należy obsłużyć z organizacją, która wprowadziła dane. Eksport biznesowego raportu nie jest automatycznie kompletną realizacją prawa do przenoszenia danych.

Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją wycofać w każdej chwili: zgodę na listę oczekujących i wiadomości marketingowe przez wiadomość na adres kontaktowy lub zmianę preferencji w ustawieniach, a zgodę na opcjonalne cookies przez ponowne otwarcie ustawień cookies.

Masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aktualne dane i sposoby kontaktu są na oficjalnej stronie UODO.

Lista oczekujących służy informacji związanej z zapisem i uruchomieniem. Dobrowolna preferencja marketingowa jest oddzielona od wiadomości operacyjnych i ustawień cookies. Możesz zmienić tę preferencję w ustawieniach; odmowa marketingu nie blokuje usługi. Uprawnienie do push można wycofać w ustawieniach aplikacji lub przeglądarki, co nie cofa już dostarczonych wiadomości.

8. Automatyzacja i bezpieczeństwo

Raporty i planowanie przetwarzają dane pracy. AI może automatycznie opublikować pomocnicze pytanie lub przypomnienie, natomiast propozycja zadania z czatu wymaga decyzji uprawnionej osoby. Funkcja nie jest przeznaczona do oceniania pracowników ani istotnych decyzji HR. Wyniki należy sprawdzić przed użyciem w istotnej decyzji.

Aplikacja stosuje kontrolę dostępu i granic obszarów, mechanizmy uwierzytelniania, ograniczania żądań i rejestrowania zdarzeń. Żaden opis zabezpieczeń nie jest gwarancją pełnego bezpieczeństwa. Istotne zmiany informacji o przetwarzaniu wymagają odpowiedniego poinformowania zainteresowanych osób.

Powiązane informacje

Regulamin · Polityka prywatności · Polityka cookies · Informacja o AI · Umowa powierzenia przetwarzania danych